Wer in der Gastronomie arbeitet, weiß, wie herausfordernd der Alltag in einem Restaurant, einem Café oder einem Imbiss ist: Gäste, Personal, Zubereitung, Zahlungen, alles läuft gleichzeitig. In dieser Hektik ist die Kasse der zentrale Punkt, an dem geschäftlich alles zusammenläuft. Genau dort aber entstehen in der Praxis die größten Risiken. Wenn die digitale Kasse nicht korrekt eingerichtet ist oder Daten nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden, steht schnell der Verdacht einer Steuerverkürzung im Raum. Für viele Betriebe kann das existenzbedrohend werden.
Die Zahl der Kassenprüfungen durch die Finanzämter ist in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Besonders betroffen ist die Gastronomie. Unstimmigkeiten bei Z-Bons, fehlende Verfahrensdokumentationen oder unklare Schnittstellen zu DATEV und Lexware führen schnell zu Beanstandungen. Häufig trifft es dabei Betriebe, die gar nicht manipulieren wollten, sondern deren Systeme schlicht falsch konfiguriert wurden und dies oft von Personen, die gar nicht dazu berechtigt waren.
Rechtliche Verantwortung bleibt beim Unternehmer
Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Kassenführung liegt immer beim Inhaber des Betriebs. Sie kann nicht vollständig auf Dritte übertragen werden. Wer also die Einrichtung oder Wartung der Kasse einem externen Dienstleister überlässt, muss sicherstellen, dass dieser über die notwendige steuerliche und rechtliche Qualifikation verfügt. Nur Steuerberater dürfen die Einrichtung und Abstimmung eines Kassensystems im Sinne der steuerrechtlichen Anforderungen begleiten.
In der Praxis treten häufig Buchhalter oder Buchhaltungsservices auf, die den Eindruck erwecken, sie seien berechtigt, eine Kasse einzurichten. Tatsächlich arbeiten diese meist nur mit einem Steuerberater zusammen. Ihnen fehlt nicht nur die formale Befugnis, sondern in vielen Fällen auch das umfangreiche Wissen, die Systeme technisch und steuerlich korrekt zu konfigurieren. Wer sich auf solche Anbieter verlässt, trägt daher ein erhebliches Risiko, wenn es später zu einer Steuerprüfung kommt.
Viele Gastronomen gehen zudem davon aus, dass ein IT-Dienstleister die Kasse „betriebsfertig“ übergeben kann. In Wahrheit beginnt die Verantwortung da aber erst. Die Parametrisierung, der Datenexport, die Archivierung und die tägliche Kontrolle liegen beim Unternehmer. Fehler an dieser Stelle führen im Rahmen einer Kassenprüfung fast zwangsläufig zu Schätzungen oder Bußgeldern.
DATEV und Lexware & Co.: technische Schnittstellen mit rechtlicher Bedeutung
Ein Kassensystem arbeitet nicht isoliert. Seine Daten müssen korrekt in die Buchführung übertragen werden. Hier kommt es auf funktionierende Schnittstellen zu Programmen wie DATEV oder Lexware an. Wenn Exporte fehlerhaft sind oder Buchungssätze nicht sauber übernommen werden, entstehen Lücken in der Finanzbuchhaltung, die später kaum noch nachvollziehbar sind.
Deshalb sollte regelmäßig überprüft werden,
- ob der Z-Bon täglich erstellt und gesichert wird,
- ob Kassenberichte vollständig und unveränderbar gespeichert sind,
- ob die Kassendaten korrekt in die Buchführung übernommen werden,
- ob die Schnittstellenprüfung mit dem Steuerberater dokumentiert ist.
Diese technischen Schritte haben unmittelbare steuerliche Wirkung. Fehlt die Nachvollziehbarkeit, gilt die Buchführung als formell fehlerhaft, unabhängig davon, ob alle Umsätze tatsächlich erfasst wurden.
Zentrale Pflichten nach den GoBD
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) regeln, wie digitale Kassen geführt werden müssen. Sie gelten für alle Betriebe, unabhängig von der Größe.
Wesentliche Anforderungen sind:
- Vollständigkeit und Richtigkeit aller Aufzeichnungen,
- zeitnahe Erfassung jedes Barumsatzes,
- Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten,
- Nachvollziehbarkeit der Abläufe,
- Aufbewahrung sämtlicher Kassendaten für zehn Jahre.
Zur Erfüllung dieser Pflichten gehört zwingend eine Verfahrensdokumentation, in der beschrieben wird, wie das Kassensystem technisch funktioniert, wer Zugriff hat, wie Änderungen protokolliert werden und wie Daten gesichert werden. Eine fehlende oder unvollständige Dokumentation führt regelmäßig zur Beanstandung der gesamten Kassenführung.
Kassennachschau
Finanzämter nutzen zunehmend das Instrument der Kassennachschau. Diese ist in (§ 146b AO) geregelt und ist ein eigenständiges, unangekündigtes Prüfungsinstrument. Sie dient dazu, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen vor Ort festzustellen. Sie kann ohne Vorankündigung erfolgen. Prüfer dürfen während der Geschäftszeiten den Betrieb betreten, sich Kassenbewegungen vorlegen lassen und elektronische Exporte abrufen.
Wenn das Finanzamt vor der Tür steht
Ein typischer Ablauf einer Kassennachschau sieht wie folgt aus: Zwei Personen vom Finanzamt betreten einen Betrieb unvorangekündigt. Noch während Gäste an den Tischen sitzen und das Personal seiner Arbeit nachgeht, muss die elektronische Kasse geöffnet und vorgeführt werden.
Die Prüfer nehmen Einsicht in die laufenden Kassenbewegungen, prüfen Z-Bons, rufen elektronische Exporte ab und stellen Fragen zum Bedienvorgang. Jede Unregelmäßigkeit wird sofort festgehalten. Wenn sich dabei fehlende Tagesabschlüsse, nicht abrufbare Daten oder widersprüchliche Buchungen zeigen, kann das Finanzamt noch vor Ort reagieren.
Wer in dieser Situation nicht vorbereitet ist, erlebt häufig, wie ein Routinebesuch zu einer steuerlichen Krise wird. Ein fehlender Tagesabschluss, eine unklare Buchung oder eine lückenhafte Dokumentation reichen aus, um Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit zu begründen. Die Folge sind Hinzuschätzungen oder sogar strafrechtliche Ermittlungen. Für viele Gastro-Betriebe wird eine Kassennachschau schnell zur existenziellen Bedrohung.
In solchen Fällen ist es wichtig, strukturiert zu reagieren. Daten müssen gesichert, Abläufe überprüft und die Kommunikation mit der Finanzverwaltung geordnet werden. Eine anwaltliche Begleitung bei der Prüfung des Kassensystems auf Rechtssicherheit hilft, den Überblick zu behalten und Fehler in der Prüfung zu vermeiden.
Beratung anfordern
Wie Gastronomen ihre Kasse sicher führen können
Wer seine Kassenführung rechtzeitig überprüft und dokumentiert, kann viele Risiken ausschließen. Die folgenden Schritte schaffen dabei Sicherheit:
- Kassensystem nur in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater einrichten.
- Tägliche Z-Bons, Kassenberichte und Abstimmungen prüfen und archivieren.
- Schnittstellen zu DATEV und Lexware regelmäßig testen.
- Verfahrensdokumentation aktuell halten.
- Zugriffsrechte klar regeln und dokumentieren.
- Personal schulen und Verantwortlichkeiten festlegen.
- Bei Systemwechseln vollständige Datensicherung durchführen.
Diese Routine schützt nicht nur vor Beanstandungen, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und zeigt bei einer Prüfung, dass der Betrieb seine Pflichten ernst nimmt.
Wenn Beanstandungen vorliegen
Kommt es trotz aller Sorgfalt zu einer Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung, sollten Gastronomen Ruhe bewahren. Jetzt zählt eine sachliche und vollständige Aufbereitung der Unterlagen. Ist man sich einer Unregelmäßigkeit bewusst, so gehen Vertuschungsversuche in solchen Fällen meist nach hinten los. Besser ist es, wenn man von Vorneherein weiß, dass man nach bestem Wissen und Gewissen gehandelt hat und die Kassenführung nachvollziehbar erklären kann.
Die Kanzlei Dreyer unterstützt in dieser Phase dabei, den Prüfungsumfang zu begrenzen, Daten rechtlich korrekt bereitzustellen und unzulässige Schlussfolgerungen der Finanzverwaltung zurückzuweisen. Oft lassen sich Missverständnisse schnell ausräumen, wenn die Abläufe nachvollziehbar dokumentiert sind. Wo dies nicht der Fall ist, hilft eine gezielte rechtliche Strategie, Schätzungen oder Bußgelder abzuwehren.
Anwältin kontaktierenRechtliche und steuerliche Begleitung kombinieren
Viele Betriebe versuchen zunächst, technische Fragen selbst zu lösen. Doch bei der Kassenführung geht es um steuerrechtlich relevante Daten, die im Zweifel über die wirtschaftliche Zukunft eines Unternehmens entscheiden.
Die Zusammenarbeit von Steuerberater und Rechtsanwältin bietet hier die größtmögliche Sicherheit. Während der Steuerberater die fachliche Einrichtung und laufende Abstimmung übernimmt, sorgt die anwaltliche Begleitung dafür, dass Pflichten eingehalten und Rechte gewahrt werden. Gemeinsam lässt sich eine Struktur schaffen, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den betrieblichen Abläufen entspricht.
Fazit
Wer die Abläufe im gastronomischen Alltag kennt, weiß, wie leicht Fehler in der Hektik des Betriebs entstehen können und welche finanziellen Folgen sie haben. Die Kanzlei Dreyer berät Gastronomen nicht nur aus juristischer Sicht, sondern mit vollem Verständnis für die Abläufe und Belastungen in einem laufenden Betrieb. Dieses Verständnis beruht nicht nur auf rechtlicher Expertise, sondern auch auf persönlicher Erfahrung mit den besonderen Anforderungen und Risiken dieser Branche.
Gerade deshalb steht bei der Beratung der Gedanke im Vordergrund, rechtliche Sicherheit und wirtschaftliche Stabilität für Gastronomiebetriebe zu schaffen. Ziel ist, Betriebe so aufzustellen, dass eine Kassennachschau nicht zur Bedrohung wird, sondern zu einer Situation, die man vorbereitet bewältigt. Und wenn es bereits zu Nachforderungen, Bußgeldern oder weiteren Maßnahmen gekommen ist, begleitet die Kanzlei Dreyer die Betroffenen auch bei der Prüfung der Bescheide, der Kommunikation mit der Finanzverwaltung oder bei der rechtlichen Verteidigung.
Wenn Sie als Betreiber eines Restaurants, Cafés oder anderer gastronomischer Einrichtung Unterstützung bei der rechtssicheren Kassenführung oder der Abwehr steuerlicher Maßnahmen benötigen, steht Ihnen die Kanzlei Dreyer beratend zur Seite. Vereinbaren Sie einen Termin, um Ihre Situation individuell zu besprechen.
Kontakt aufnehmenHäufig gestellte Fragen zur rechtssicheren Einrichtung und Führung elektronischer Kassen in der Gastronomie
Verantwortlich ist immer der Inhaber bzw. die Inhaberin des Betriebs. Diese Verantwortung lässt sich weder auf einen IT-Dienstleister noch auf einen Buchhaltungsservice übertragen. Externe können unterstützen, die rechtliche Verantwortung bleibt jedoch beim Unternehmen.
Die technische Einrichtung kann ein IT-Dienstleister übernehmen, die steuerlich rechtssichere Konfiguration sollte jedoch durch einen Steuerberater begleitet werden. Buchhaltungsservices, die nicht selbst Steuerberater sind, verfügen in der Regel weder über die Befugnis noch über die notwendige Tiefe in steuerlichen Detailfragen.
Sie sorgen dafür, dass Kassendaten vollständig und korrekt in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Fehlerhafte Exporte, unvollständige Buchungssätze oder Lücken bei der Übernahme der Daten führen dazu, dass die Buchführung formell als mangelhaft gilt, selbst wenn tatsächlich alle Umsätze erfasst wurden.
Die GoBD verlangen vollständige, richtige, zeitnahe und unveränderbare Aufzeichnungen. Jeder Barumsatz muss einzeln erfasst, alle Daten zehn Jahre aufbewahrt und die Abläufe nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine Verfahrensdokumentation ist zwingend erforderlich und wird in der Prüfung regelmäßig angefordert.
Die Finanzverwaltung kann während der Geschäftszeiten unangekündigt erscheinen, Einsicht in laufende Kassenbewegungen nehmen, Z-Bons prüfen und Datenexporte abrufen. Wenn Tagesabschlüsse fehlen, Daten nicht auslesbar sind oder Buchungen widersprüchlich wirken, drohen Hinzuschätzungen und gegebenenfalls weitere Maßnahmen.
Wichtig sind eine saubere Einrichtung der Kasse gemeinsam mit dem Steuerberater, tägliche Z-Bons und Kassenberichte, regelmäßige Schnittstellentests zu DATEV oder Lexware, eine aktuelle Verfahrensdokumentation sowie klare Regelungen zu Zugriffsrechten und Schulung des Personals. So lässt sich im Prüfungsfall zeigen, dass der Betrieb seine Pflichten ernst nimmt.
Dann sollten Unterlagen vollständig zusammengestellt, Abläufe geprüft und die Kommunikation mit dem Finanzamt geordnet werden. Eine kombinierte Begleitung durch Steuerberater und Rechtsanwältin hilft, den Umfang der Prüfung zu begrenzen, unberechtigte Folgerungen zurückzuweisen und gegen unangemessene Schätzungen oder Bußgelder vorzugehen.
